İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İçindekiler Tablosu

1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI1

1.1. GİRİŞ. 1

1.2. TANIMLAR.. 1

2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ2

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR.. 2

2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI2

2.2.1. Teknik Tedbirler2

2.2.2. İdari Tedbirler3

2.2.3. Şirket İçi Denetim.. 3

3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI4

3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ4

3.1.1. Saklama Nedenleri4

3.1.2. İmha Nedenleri4

3.2. İMHA YÖNTEMLERİ4

3.2.1. Silme Yöntemleri4

3.2.2. Yok Etme Yöntemleri5

3.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri5

3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ6

3.3.1. Saklama Süreleri6

3.3.2. İmha Süreleri8

3.4. PERİYODİK İMHA.. 8

3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ8

3.5.1. Teknik Tedbirler9

3.5.2. İdari Tedbirler9

4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ9

5. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM.. 10

1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI

1.1. GİRİŞ

İşbu İmha Politikası,İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“İSTEM”)olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİtarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİnezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin, kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

1.2. TANIMLAR

Doğrudan tanımlayıcılar	:	Tek başlarına ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
Dolaylı tanımlayıcılar	:	Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,
İlgili kişi	:	Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
İmha	:	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun	:	07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Yönetmelik	:	28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği,
Kurul	:	Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu
Kayıt ortamı	:	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası	:	İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı,
Veri kayıt sistemi	:	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

İfade eder.

2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİnezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİherhalde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

a) Matbu ortamlar	:	Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
b) Yerel dijital ortamlar	:	İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.
c) Bulut ortamlar	:	İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbünyesinde yer almamakla birlikte, İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin kullanımında olan kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.

2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

2.2.1. Teknik Tedbirler

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.

2.2.2. İdari Tedbirler

Kişisel verilere erişimi olan tüm İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİçalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

2.2.3. Şirket İçi Denetim

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİsorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ

3.1.1. Saklama Nedenleri

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.

3.1.2. İmha Nedenleri

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİbünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

3.2. İMHA YÖNTEMLERİ

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen süreler içinde resen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİtarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

3.2.1. Silme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Karartma	:	Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme	:	Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.2.2. Yok Etme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme	:	Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme	:	Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
De-manyetize etme (degauss)	:	Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Üzerine yazma	:	Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme	:	Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Değişkenleri çıkarma	:	İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
Bölgesel gizleme	:	Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
Genelleştirme	:	Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama	:	Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa, bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
Mikro birleştirilme	:	Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
Veri karma ve bozma	:	Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,bu anonimleştirme yöntemlerini kullanırken K-Anonimlik (K-Anonymity), L-Çeşitlilik (L-Diversity) ve T-Yakınlık (T-Closeness) istatistik yöntemlerini kullanabilir.

3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

3.3.1. Saklama Süreleri

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU	AZAMİ SAKLAMA SÜRELERİ
Özlük Bilgisi	1)Hizmet akdi süresince iş kazası/meslek hastalığına maruz kalmamış çalışanlar açısından hizmet ilişkisinin sona erdiği tarihten itibaren 5 yıl süreyle muhafaza edilir. Süre, fasılalı çalışmalarda son çalışma döneminin sona erdiği tarihten itibaren işlemeye başlar. 2)Hizmet akdi süresince iş kazası/meslek hastalığına maruz kalmış yahut bu riski taşıyan çalışanlar açısından özlük kayıtları, iş kazası tarihi/meslek hastalığı tespit tarihini müteakip 10 yıl süreyle saklanabilir. Bu durumda saklama süresi olarak uzun olan süre (hizmet ilişkisinin hitamından itibaren 5 yıl / kaza-tespit tarihinden itibaren 10 yıl) uygulanır.
Çalışanların Kişisel Sağlık Dosyaları	Çalışanın işten ayrılma tarihinden itibaren 15 yıl süreyle çalışanların kişisel sağlık dosyaları saklanır.
Çalışan Adayı Bilgileri	En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.
Müşteri Bilgileri	Müşteri Bilgilerinden, Türk Ticaret Kanunu madde 82 uyarınca ticari defter ve kayıtlara dayanak teşkil eden faturaların düzenlenmesine esas bilgiler anılan kanun maddesi gereği 10 yıl süre ile, bunun dışındaki Müşteri Bilgileri ise işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır.
Ziyaretçi Bilgileri	En fazla 2 yıl süre ile saklanır.
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman Bilgileri	İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu madde 146 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar Tarafından İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİile Paylaşılan Kişisel Veriler	İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin işbirliği içinde olduğu Kurum/Firmaların, İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİileolan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu madde 146 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.
Potansiyel Müşteri Bilgileri	En fazla 2 yıl süre ile saklanır.

* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

3.3.2. İmha Süreleri

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİKanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanun’un 13’üncü maddesine istinaden, İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİtalebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na uygun olarak yapmış olması gerekir. İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİherhalde yapılan işlem hakkında ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİtarafından Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

3.4. PERİYODİK İMHA

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİişleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde resen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanun’a, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak yapar.

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

3.5.1. Teknik Tedbirler

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,işbu Politika’da yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

3.5.2. İdari Tedbirler

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.

4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesi’nde görevli İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİçalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:

Unvan

Görev Tanımı

Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi

Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.

KVK Uzmanı

(Teknik ve İdari)

İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi’ne raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi’nin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi’ne raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.

5. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM

İSTEM TIBBİ CİHAZLAR SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ,Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.